作者：布萊恩·加納

 

　　你的客戶(hù)和同事沒(méi)足夠的時(shí)間、耐心地看完他們收到的每一封電子郵件。有些人一天收到幾百封郵件。所以他們會(huì )先看可以很快處理好的郵件。他們可能永遠找不到時(shí)間回復、或甚至閱讀其余的信件。

 

　　那么你要如何吸引他們的注意？試試以下的做法：

 

　　1.按照標準規范書(shū)寫(xiě)，該大寫(xiě)就大寫(xiě)，該有標點(diǎn)符號就用標點(diǎn)符號。良好的寫(xiě)作是有慣例規范的，這對電子郵件來(lái)說(shuō)可能象是在浪費時(shí)間。但是把事情做對，尤其是小事情，是很重要的。即使你們那一群人發(fā)郵件時(shí)不大寫(xiě)、不加標點(diǎn)符號，但你還是該這么做。違背書(shū)寫(xiě)語(yǔ)言的基本規范、倉促間寫(xiě)成的電子郵件，則會(huì )凸顯出發(fā)件人的粗心草率。有些簡(jiǎn)寫(xiě)可能會(huì )造成混淆。一開(kāi)始就把信息表達清楚所花的時(shí)間，比后來(lái)再解釋你真正意思所花的時(shí)間還要少。

 

　　2.直接說(shuō)重點(diǎn)（當然還是要有禮貌）。有所要求時(shí)，務(wù)必明說(shuō)。不要一開(kāi)始就過(guò)分恭維收件人，不過(guò)簡(jiǎn)短的問(wèn)候可能有幫助（例如“很棒的訪(fǎng)談。謝謝寄給我看?？梢詭臀乙粋€(gè)忙嗎？”）清楚說(shuō)明截止期限和收件人所需的其他細節，好讓對方能準時(shí)完成這件事。

 

　　3.言簡(jiǎn)意賅──但不要過(guò)分簡(jiǎn)短。長(cháng)篇大論的電子郵件令人厭煩且耗費精神。越是需要往下拉或滑動(dòng)頁(yè)面，他們越是不會(huì )仔細閱讀你的信息。他們可能只是走馬看花，漏掉重要的細節──或者完全跳過(guò)不看。所以你寫(xiě)的信息，要盡量讓對方在一屏內讀完。內容要有重點(diǎn)，遣詞用字盡量精簡(jiǎn)。

 

　　刪除無(wú)關(guān)緊要的枝節之后，務(wù)必要保留真正的信息。舉例來(lái)說(shuō)，如果要讓對方知道項目的最新動(dòng)態(tài)，你必須提供足夠的背景信息，提醒對方整件事的來(lái)龍去脈。從他們的觀(guān)點(diǎn)去寫(xiě)你的信息。他們不像你投入你的項目那么深入，而且他們也有其他許多事情要做。所以務(wù)必提醒他們，讓他們想起上次你寫(xiě)信給他們時(shí)，情況是什么樣子，然后說(shuō)明在那之后發(fā)生了什么事。

 

　　4.說(shuō)明發(fā)生了什么事，以及何時(shí)發(fā)生。公司爆發(fā)嚴重的爭議時(shí)，律師通常會(huì )要求客戶(hù)列出“相關(guān)事件時(shí)間表”，詳細說(shuō)明導致?tīng)幾h發(fā)生的那些最重要事件。這份文件幫助每個(gè)當事人更清楚地思考事情如何演變。寫(xiě)電子郵件時(shí)，設法運用類(lèi)似的方法。這可幫助你整理思緒，把整件事說(shuō)得井井有條。也就是說(shuō)，故事如果有清楚的開(kāi)頭、中段和結尾，比起夾敘夾議，事實(shí)和意見(jiàn)胡亂穿插在一起，能更有效地維系收件人的興趣。

 

　　5.加進(jìn)精簡(jiǎn)但能充分說(shuō)明目的的標題。按下“發(fā)送”鍵之前，請檢查一下標題。如果標題很普通或空著(zhù)不寫(xiě)，你的信息會(huì )淹沒(méi)在收件人過(guò)度擁擠的收件夾中。如果你想請對方采取行動(dòng)，就請在標題強調這一點(diǎn)。你的請求必須讓對方容易看到，并且容易執行。

 

　　6.審慎選擇抄送對象。列在抄送名單的人，必須要能立即明白為何自己會(huì )收到該郵件；不要想都不想就按下“回復所有人”。給你發(fā)郵件的人，可能在發(fā)送時(shí)就已經(jīng)抄送太多人了，如果你回復給所有人，等于是再犯一次同樣錯誤，不應收到郵件的人會(huì )更加氣惱。不要輕易使用密件抄送，除非你相當確定有必要這么做。這會(huì )破壞你的名聲，讓人覺(jué)得你做事有欠思慮。